dsbrickworks.com

Усі надходження і видача готівки в установах враховуються у касовій книзі. Згідно з Порядком ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Рішенням Ради директорів ЦБР від 22.09.1993 N 40 (далі - Порядок), кожна установа повинна мати касу і вести тільки одну касову книгу за встановленою формою. При цьому для установ, які мають філії та інші відокремлені підрозділи, згаданий Порядок виключень не встановлює. Згідно з п. 23 Порядку для організацій введена обов'язок реєструвати всі касові операції в одній касовій книзі, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або містичний печаткою, кількість аркушів в ній повинно бути завірене підписами керівника та головного бухгалтера установи. Таким чином, Порядком не передбачено наявність в організаціях декількох касових книг. Крім того, в ньому не встановлені винятки для організацій, що мають віддалені відокремлені підрозділи. Разом з тим така проблема існує і вимагає вирішення.

Відповідно до п. 24 Порядку записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому замінює його документу. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Виконати ці вимоги часом скрутно, а іноді і неможливо, оскільки відокремлені підрозділи можуть бути територіально віддалені від головної установи або знаходитися в іншому місті. Розглянемо можливий порядок ведення касових операцій відокремленими підрозділами, що знаходяться:

- За місцем перебування головної організації;

- Поза місцем її знаходження.

Порядок ведення касових операцій у відокремлених підрозділах, що знаходяться за місцем перебування головної організації

Касові операції в організаціях повинні проводитися відповідно до правил, викладених у вищезгаданому Порядку. Однак якщо існують об'єктивні причини, в результаті яких організація не може суворо дотримуватися положень Порядку, то, на думку автора, необхідно виробити інші законні способи ведення касових операцій. Розглянемо, як проводяться касові операції, якщо в організації є декілька операційних кас.

Відповідно до п. 28 Порядку головний (старший) касир перед початком робочого дня видає касирам операційних кас авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розписку в книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей. Касири цих кас у кінці робочого дня зобов'язані відзвітувати перед головним (старшим) касиром в отриманому авансі і в грошах, прийнятих за прибутковими документами, і здати залишок готівки і касові документи по проведеним операціям головному (старшому) касиру під розписку у книзі обліку прийнятих і виданих касиром грошей.

У цьому випадку прибуткові та видаткові касові ордери або замінюючі їх документи до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях на оплату праці та інших прирівняних до неї платежів реєструються після їх видачі (п. 21 Порядку).

Якщо під час приймання готівкових грошових коштів в установі використовується ККТ, то в операційних касах обов'язково ведуться книги касирів-операціоністів, в яких щодня вказуються показання лічильника ККТ на початок і кінець робочого дня, виводиться сума виручки за день і відображаються суми, здані в касу організації, За підписом відповідальних осіб.

При прийнятті готівкових грошових коштів від фізичних осіб до 31 грудня 2006 р. організаціям було дозволено використовувати бланки суворої звітності, затверджені Державною міжвідомчою експертною комісією по контрольно-касових машин (ГМЕК), форма яких відповідає вимогам Мінфіну Росії і не суперечить чинному законодавству (постанова Уряду РФ від 31.03.2005 N 171 "Про затвердження Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки").

Порядок ведення касових операцій у відокремлених підрозділах, що знаходяться поза місцем перебування головної організації

Порядок ведення касових операцій організаціями, що мають територіально віддалені відокремлені підрозділи (філії), на сьогоднішній день також однозначно не визначено. Розглянемо рішення даної проблеми.

Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі його функції або їх частину (ст. 55 ГК РФ). Застосовувати розглянуті вище варіанти організації роботи операційних кас при великій віддаленості філії від головної установи не можна, тому що неможливо і нераціонально здавати касові документи чи звіти, а також забезпечувати безпечну доставку готівкових грошових коштів щоденно, наприклад, з філії, Що знаходиться в іншому місті чи районі.

У цьому випадку найбільш правильне рішення - виділити філія на окремий баланс з подальшою передачею звітності у головну організацію після закінчення звітного періоду для складання зведеної звітності. Фахівці Мінфіну в листі від 29.03.2004 N 04-05-06/27 вказали, що під окремим балансом слід розуміти перелік показників, встановлених організацією для своїх підрозділів, виділених на окремий баланс. Іншими словами, виділення на окремий баланс представляє собою організацію бухгалтерського обліку операцій філії відокремлено від операцій головної установи. Особливий юридичний статус виділення на окремий баланс в цьому випадку не потрібно.

Чи можуть у такому випадку філії самостійно отримувати грошові кошти на ведення господарської діяльності? Якщо можуть, то як бути з нормою про єдину касовій книзі? У Порядку відповіді на ці питання не містяться. Можна з упевненістю констатувати, що на даний момент є прогалина у законодавстві, що регулює порядок ведення касових операцій, а саме касових книг в організаціях, що мають віддалені відокремлені підрозділи. Як у цьому випадку вчинити?

Звернемося до законодавчих актів, які регулюють готівково-грошовий обіг. У статті 34 Федерального закону від 10.02.2002 N 86-ФЗ "Про Центральний банк Російської Федерації" перераховані основні функції Банку Росії по організації на території РФ готівкового грошового обігу. Одна з них - визначення порядку ведення касових операцій. Крім того, Радою директорів Банку Росії (Протокол від 19.12.1997 N 47) затверджено Положення про правила організації наявного грошового обігу на території РФ від 05.01.1998 N 14-П (далі - Положення про готівковому грошовому обігу). Суть викладених в ньому основних організаційних моментів, пов'язаних з готівковим грошовим обігом, полягає в наступному:

- Організації зобов'язані зберігати вільні грошові кошти на рахунках у комерційних банках (п. 2.1 Положення про готівковому грошовому обігу);

- Порядок і терміни здачі готівки в каси комерційних банків повинні бути встановлені установами банків та узгоджені з керівниками організацій (п. 2.4 Положення про готівковому грошовому обігу);

- Необхідна наявність затверджених лімітів залишків готівки в касах організацій та їх філій (п. 2.5 Положення про готівковому грошовому обігу);

- Готівкові кошти повинні зберігатися в касах організацій лише в межах встановлених лімітів.

Реєстрація в касовій книзі всіх прибуткових і видаткових касових операцій відповідно до п. 24 Порядку, тобто. у момент їх здійснення, дозволяє забезпечити контроль над повнотою і своєчасністю оприбуткування одержуваних організацією грошових коштів, дотриманням встановлених лімітів залишку готівки каси та своєчасної здачею отриманих або невитрачених коштів на розрахункові рахунки в комерційні банки. Єдина касова книга організації дозволяє сконцентрувати всі її касові операції в одному місці - у головній касі.

Наявність територіально віддалених відокремлених підрозділів не надає можливості забезпечити безпечну щоденну здачу грошових коштів в єдину головну касу організації, зберігання залишків невикористаних грошових коштів в одній касі, підтвердження касового залишку, отже, І контроль касової дисципліни з боку органів, наділених такими повноваженнями. Все це призводить до того, що в таких випадках вести одну касову книгу неможливо, тому відокремлені підрозділи (філії), територіально віддалені від головної організації, змушені самостійно здійснювати всі касові операції і реєструвати їх у касовій книзі.

Для організації це тягне за собою необхідність виконання певних дій:

- Відкриття для філії окремого банківського рахунку (особового рахунку);

- Організація каси, через яку будуть проводитися всі касові операції філії, зареєстровані в його касовій книзі.

Керівник організації в розпорядчому документі повинен затвердити порядок ведення касових операцій, зокрема застосування окремих касових книг в територіально віддалених підрозділах, зафіксувавши його в обліковій політиці.

Такі дії не суперечать п. 3 ст. 5 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік", в якому зазначено, що установи, керуючись законодавством РФ про бухгалтерський облік, нормативними актами органів, що регулюють бухгалтерський облік, самостійно формують свою облікову політику виходячи зі своєї структури, галузі та інших особливостей своєї діяльності.

Отже, у випадках, не обумовлених чинними законодавчими та нормативними документами, керівникам організацій надано право закріпити особливості ведення діяльності своїми внутрішніми локальними актами.

За дотриманням установами вимог Порядку ведення касових операцій (п. 41) (своєчасністю оприбуткування одержуваних коштів, дотриманням встановленого ліміту залишку каси та ін) банки, а також відповідні фінансові органи здійснюють систематичний контроль.

Ліміт залишку готівки в касі організації

Ліміт залишку готівки встановлюється установами банків щороку всім організаціям незалежно від організаційно-правової форми та сфери діяльності, що мають каси і здійснюють готівково-грошові розрахунки. Для його визначення організації представляють до установи банку, що здійснює його розрахунково-касове обслуговування, розрахунок на встановлення підприємству ліміту залишку каси і оформлення дозволу на витрачання готівки з виручки, що надходить до його каси.

Організаціям, до складу яких входять відокремлені підрозділи, що не мають самостійного балансу і рахунків в установах банків, встановлюється єдиний ліміт залишку каси з урахуванням структурних підрозділів. Ліміт залишку каси структурним підрозділам, як зазначено вище, доводиться наказом керівника організації.

Філіям та іншим відокремленим підрозділам організації, розташованим поза місцем її знаходження, що складають окремий баланс і мають рахунки в установах банків, Ліміт залишку готівки в касі встановлюється обслуговуючими установами банків за місцем відкриття відповідних рахунків структурних підрозділів.

Встановленню ліміту залишку готівки в касі слід приділяти особливу увагу. Так, для організації, не представила розрахунок на встановлення ліміту залишку готівки в касі ні в один з обслуговуючих установ банку, ліміт залишку каси вважається нульовим, а не здана ним до установ банків готівка - понадлімітної, що тягне за собою негативні наслідки: Притягнення до адміністративної відповідальності за ст. 15.1 КоАП РФ.

Крім того, необхідно стежити за тим, щоб залишок готівки в касі не перевищував встановленого ліміту організації.