Згідно МСА 230 "Документування" аудитор зобов'язаний вести документування доказів, що підтверджують аудиторську думку, а також доказів того, що сам процес аудирования проводився відповідно до Міжнародних стандартів аудиту.
Термін документація для цілей справжнього стандарту припускає складання аудитором і для нього робочих документів по аудиту економічного суб'єкта, що проводиться, які надалі зберігаються у аудитора.
Допускається формувати робочі документи:
- на паперових носіях;
- на фотоплівці;
- на електронних носіях;
- в іншій зручній для роботи і зберігання формі.
Необхідність оформлення робочих документів визначається тим, що вони дозволяють :
- підвищити ефективність проведення як процесу планування, так і самого аудиту;
- здійснювати контроль і нагляд самої аудиторської роботи;
- мати документально оформлені аудиторські докази, які збираються аудитором з метою підтвердження його думки.
Робочі документи потрібно складати в досить повній і детальній формі, що дозволяє забезпечити загальне розуміння аудиту. Крім того, в них слід відбити інформацію:
- про планування роботи;
- про характер, часові рамки і об'єм виконаних аудиторських процедур;
- про результати аудиторських процедур;
- зроблених аудитором висновках, підтверджених аудиторськими доказами.
Особливо отмстим, що об'єм інформації, що знаходиться в робочих документах аудитора, залежить головним чином від професіоналізму самого аудитора. При цьому необхідно мати на увазі можливість використання цих документів в роботі іншого аудитора, не знайомого з цим економічним суб'єктом.
На форму і зміст робочих документів впливають:
- характер аудиторського завдання;
- форма аудиторського ув'язнення;
- характер і складність бізнесу;
- характер і стан систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю економічного суб'єкта;
- необхідність в залученні до роботи асистентів аудитора, проведення нагляду і перевірки їх роботи;
- конкретизація методів і прийомів, вживаних при аудировании.
У мінімальний перелік відомостей, відбиваних в робочих документах, входять:
- інформація про організаційно-правову структуру економічного суб'єкта;
- витяги з основних юридичних документів, протоколів і угод економічного суб'єкта або їх копії;
- відомості про галузь, а також зовнішнє середовище, у рамках якого здійснює свою діяльність економічний суб'єкт;
- документи, що підтверджують процес планування аудиту;
- відомості про розуміння аудитором систем бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю економічного суб'єкта;
- зведення про оцінку невід'ємного ризику, риска системи контролю, а також про будь-які коригування цієї оцінки (див. параграф 4.2);
- аудиторські докази і виводи з питань аналізу роботи внутрішнього аудиту;
- аналіз фінансово-господарських операцій і сальдо рахунків;
- аналіз істотних для цього економічного суб'єкта коефіцієнтів і тенденцій;
- дані про характер, терміни і об'єм аудиторських процедур, а також їх результати;
- докази піднаглядне™ і перевірки роботи асистентів аудитора;
- відомості про працівників, що виконують аудиторські процедури, і терміни їх виконання;
- детальні відомості про ті компоненти бухгалтерської (фінансовою) звітності, які аудировались іншим аудитором;
- копії повідомлень, спрямованих іншим аудиторам і отриманих від інших аудиторів, експертів і третіх осіб;
- копії листів або протоколів зустрічей, пов'язаних з аудитом (як доведених до відома економічного суб'єкта, так і таких, що обговорювалися з ним), включаючи усі умови домовленості про аудит і істотні недоліки внутрішнього контролю;
- листи-заяви економічного суб'єкта;
- виводи, зроблені аудитором по усіх важливих напрямах аудирования (у тому числі про виняткові випадки і незвичайні обставини);
- копії бухгалтерської (фінансовою) звітності і самого аудиторського ув'язнення.
Уся інформація має бути забезпечена відповідними процедурами конфіденційності і збереження згідно з практикою, що склалася, і правилами зберігання такої документації. При цьому усі робочі документи зберігаються у аудитора і є його власністю.