При проведенні аудиту розрахунків з підзвітними особами аудитор керується Постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.99 № 663 та Постановою КМУ від 06.09.2000 № 1398 про внесення змін до вищевказане Постанова КМУ.
Основними завданнями аудиту розрахунків з підзвітними особами є: перевірка дотримання правил здачі авансів; контроль за своєчасністю здачі авансових звітів; перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення документів, доданих до авансових звітів, а також своєчасності повернення невитрачених сум. Крім того, завданням аудиту є: виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат.
Джерелами аудиту є: накази і розпорядження по підприємству, авансові звіти з прикладеними до них виправдними документами про використання підзвітних сум, звіти касира з прикладеними прибутковими і видатковими касовими документами, Головна книга, баланс підприємства, дані аналітичного і синтетичного обліку за рахунком 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо за цим рахунком може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - у складі оборотних активів, кредитове сальдо - у складі зобов'язань підприємства. Аудитор перевіряє, подало чи підзвітна особа протягом трьох днів після повернення з відрядження або після виконання доручення авансовий звіт про використання підзвітних сум; включені чи до авансового звіту: посвідчення на відрядження, оформлене в установленому порядку (з відмітками про вибуття і прибуття), залізничний та інші квитки, копії товарних чеків, приймальні акти або розписки осіб, які прийняли від підзвітної особи придбані цінності тощо
Авансовий звіт бухгалтерія перевіряє як з точки зору правильності його оформлення і арифметичних підрахунків, так і по суті, тобто правильність і законність витрати кожної суми, зазначеної у звіті. Про результати перевірки робиться запис на бланку авансового звіту, після чого останній затверджує керівник підприємства. Залишок невикористаних сум підзвітна особа повертає до каси підприємства.
На дебеті рахунка 372 "Розрахунки з підзвітними особами" групують суми, що видаються в підзвіт, і відображають заборгованість осіб:
• д-т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами ";
• к-т рахунку 30" Каса ".
На кредиті рахунку 372 враховують суми виконаних витрат (на основі авансових звітів і доданих до них виправдувальних документів). Наприклад, використані гроші на відрядження на семінар загальногосподарського характеру буде записано у:
• д-т рахунка 92 "Адміністративні витрати";
• к-т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".
Якщо гроші видавалися в підзвіт на придбання деяких господарських матеріалів, запасних частин, канцелярських матеріалів і є підтвердження цих витрат документами, то роблять такий запис:
• д-т рахунка 201 "Сировина і матеріали";
• д -т рахунку 207 "Запасні частини";
• д-т рахунка 22 "Малоцінні і швидкозношувані предмети";
• к-т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".
Якщо працівник займався збутом продукції, будучи у відрядженні:
• д-т рахунка 93 "Витрати на збут";
• к-т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".
На повернений залишок невикористаних сум підзвітною особою:
• д-т рахунку 30 "Каса";
• до- т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".
Аудитор слід встановити, чи визначено коло осіб, які мають право отримувати підзвітні суми. Далі аудитор вимагає здавання у бухгалтерію авансових звітів. До осіб, які не звітували за одержані під звіт гроші, застосовують заходи щодо погашення заборгованості з нарахованої заробітної плати або через суд чи прокуратуру. Крім того, аудитор з'ясовує, чи не було випадків видачі авансів за наявності заборгованості за попередньо отримані суми або видачі грошей особам, які не значаться у штаті. Також слід перевірити, чи не видавався чи аванс у розмірі, який значно перевищує потребу.
З виручки видавати аванс у підзвіт не дозволяється. Аудитор звіряє аналітичний і синтетичний облік за рахунком 372 "Розрахунки з підзвітними особами", потім починає суцільну перевірку документів.
Розмір добових витрат для відрядження по Україні змінився 12 вересня 2000
Добові необхідно визначати так:
• починаючи з 12.09.2000 р. - 18 грн. (У випадку, якщо в рахунки готелів не включені витрати на харчування), 14 грн. 40 коп., 10 грн. 80 коп., 7 грн. 20 коп. (Якщо в рахунки готелів включені витрати на одно-, дво-або триразове харчування відповідно).
Термін відрядження визначається керівником, але може становити не більше 30 календарних днів в Україні, 60 днів - за кордон.
Крім того, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати на проїзд туди і назад (у тому числі багаж); на побутові послуги (прання, чистка, ремонт одягу, білизни, взуття), але не більше 10% добових за всі дні проживання; на бронювання місць у готелях до 50% вартості місця; на службові телефонні переговори - за узгодженням з керівником.
Витрати на проїзд у м'якому вагоні, в каютах 1-4 групи тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 -2 категорії на суднах річкового флоту і літаком І класу відшкодовуються з дозволу керівника підприємства відповідно до наданих проїзними документами. В інших випадках відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі).
Працівникам, які перебувають у відрядженні понад встановлені норми компенсації витрат при відрядженнях відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільною білизною та найм житлового приміщення.
За період тимчасової непрацездатності особі, що було у відрядженні, виплачується допомога за лікарняними листками, дні яких не включаються в строк відрядження.
Керівникам підприємств надано право у випадках, якщо розмір витрат на службові відрядження відомий заздалегідь, проводити оплату вказаних витрат за згодою осіб, які їдуть у відрядження, без подання виправдувальних документів. Розрахунок виданої суми, підписаний керівником підприємства, зберігається у бухгалтерії підприємства. Посвідчення на відрядження подається у бухгалтерію без звіту.
Часом допускають складання безтоварних документів відносне заготівельних операцій і фальсифікованих документів, які оформляють оплату різних робіт позаштатним працівникам (роботи фактично виконувалися або виконувалися у незначному обсязі). У даному випадку слід перевірити наявність акта приймання-здачі виконаних робіт і порівняти його дані з фактичним обсягом виконаних робіт у дійсності.
На практиці трапляються порушення операцій, пов'язаних із закупівлями сільськогосподарських продуктів і сировини. Тому аудитору слід ретельно перевірити авансові звіти заготівельників і прикладені до них закупівельні квитанції, приймальні акти, відомості закупівель тощо. Аудитори зіставляють копії квитанцій щодо номерів, дат, ціни і суми. Якщо є сумнівні документи, виїжджають на місце або надсилають письмовий запит.