Основою господарської діяльності підприємств є матеріальні цінності: виробничі запаси, готова продукція, товари, тара, малоцінні і швидкозношувані предмети (рахунки класу 2 "Запаси"). Аудитор керується Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 "Запаси". Об'єктами аудиту є: приймання цінностей за кількістю та якістю, норми витрачання; МШП, товари і тара; первинні документи, регістри обліку, звітність.
Аудит матеріальних цінностей доцільно починати з інвентаризації, яку проводять силами і засобами підприємства-замовника під наглядом аудиторів. Перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа складає звіт (виробничий, матеріал, товарний, товарно-грошовий) і дає відповідну розписку (текст розписки наведено на титульній стороні інвентаризаційного опису). Один примірник звіту матеріально відповідальна особа здає в бухгалтерію підприємства, другий - аудитору.
Інвентаризаційна комісія приступає до перевірки наявності матеріальних цінностей. Аудитор стежить за правильністю проведення інвентаризації та сам записує результати. Оформлені інвентаризаційні описи він передає в бухгалтерію для складання Порівнювальна відомість. Якщо на об'єкті, де проводять інвентаризацію, облік ведеться в кількісно-сумовий вираженні, то в Порівнювальна відомість записують тільки ті матеріальні цінності, за якими виявлені відхилення від облікових даних, залишок записують одним рядом на загальну суму.
Аудитор перевіряє правильність складання Порівнювальна відомість і відповідність записів, внесених до неї бухгалтерією за даними бухгалтерського обліку.
Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться згідно з Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69.
Після інвентаризації аудитори переходять до перевірки повноти оприбуткування матеріальних цінностей. Джерелами перевірки є регістри синтетичного та аналітичного обліку щодо наявності та руху матеріальних цінностей, звіти матеріально відповідальних осіб з прикладеними до них документами, регістри синтетичного і аналітичного обліку розрахунків з постачальниками тощо.
Перевіркою повноти оприбуткування і правильності оцінки куплених матеріальних цінностей аудитори з'ясовують, чи відповідають підсумкові суми, відображені у відомостях обліку матеріальних цінностей, даним інших облікових регістрів (журналів-ордерів). Разом з тим доцільно перевірити погодженість записів між синтетичним і аналітичним обліком за балансовими рахунками і субрахунками, на яких обліковуються матеріальні цінності. Виявлені розбіжності є результатом неповного оприбуткування цінностей. Особливу увагу приділяють перевірці операцій за рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками", за дебетом якого відображається оплата боргу постачальнику за доставлені матеріальні цінності, за кредитом - їх надходження (оприбуткування). У протягом місяця, як правило, дебетових залишків на цьому рахунку не повинно бути. Виключенням може бути наявність суми вартості оплачених матеріалів, які залишилися на кінець місяця в дорозі або не були вивезені зі Сладов постачальників. За такими операціями на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками" може утворитися дебетове сальдо, яке наприкінці місяця переноситься з цього рахунку в дебет рахунку 209 "Інші матеріали" без оприбуткування їх на склади. На початок наступного місяця ці суми сторно і числяться в поточному обліку як дебіторська заборгованість за рахунком 63, поки матеріали не будуть прийняті й оприбутковані матеріально відповідальними особами.
За документами, прикладеним до виписками банку, встановлюють дату оплати розрахункових документів постачальників і назву цінностей. За матеріальним звітам наступного місяця перевіряють повноту їх оприбуткування. Якщо матеріальні цінності не оприбутковані, з'ясовують нормативний термін перебування їх в дорозі і яка робота проведена підприємством щодо їх пошуку.
За авансами, виданими під поставку матеріальних цінностей, виставлених акредитивах, векселями встановлюють повноту оприбуткування цінностей і з'ясовують, чи не минули строки поставки чи матеріалів, з'ясовують причини затримки їх надходження.
Основними документами для оприбуткування матеріальних цінностей є супровідні документи постачальників, прикладені до звітів матеріально відповідальних осіб: товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, специфікації, пакувальні ярлики, посвідчення якості, приймальні квитанції тощо Під час перевірки повноти оприбуткування матеріальних цінностей внутрішні документи (приймальні акти, прибуткові накладні) звіряються із супровідними документами постачальників.
Аудитор слід перевірити правильність складання актів розбіжності кількості та якості матеріальних цінностей, які надійшли, і своєчасність пред'явлення претензій до постачальників або транспортної організації. Практика показує, що такі розбіжності зумовлені привласненням матеріальних цінностей і оформленням фіктивних (підроблених) актів з метою приховування недоліків або пересортиці матеріальних цінностей.
Для виявлення фактів зміни назв або споживчих якостей цінностей (гатунку, марки, розміру, вологості тощо п.), штучного завищення ваги брутто, тари застосовують експертну оцінку документів.
Одночасно з перевіркою повноти оприбуткування матеріальних Цінностей вивчають правильність їх оцінки, керуючись Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 "Запаси", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20 жовтня 1999 р. № 246. Придбані (отримані) або вироблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю.
Правильна оцінка матеріальних цінностей залежить від організації і постановки їх аналітичного і синтетичного обліку. Тому під час аудиторської перевірки з'ясовують, чи ведеться облік на рахунку 20 "Виробничі запаси" у розрізі субрахунків і за будь-яким найменуванням, номенклатурному номеру.
Під час дослідження документів застосовують логічну, нормативно-правову, зустрічну перевірку. Перевіривши правильність оприбуткування, аудитор приступає до аналізу списання матеріальних цінностей.
Перш за все, слід встановити відповідність даних складського обліку даним синтетичного обліку за рахунком 20 "Виробничі запаси", для чого загальний підсумок залишків сальдові відомості на кінець місяця звіряють із залишками на кінець місяця, показаними у відомостях обліку матеріальних цінностей, товарів і тари. Таке зіставлення здійснюють за кожним видом матеріальних цінностей на перше число відповідного періоду. Загальні обороти вибуття матеріалів за місяць по всіх видах і залишки матеріалів на кінець місяця, показані у відомості, звіряють з кредитовим оборотом і залишками на рахунку 20 "Виробничі запаси" в Головній книзі. Якщо всі розбіжності були наслідком занедбаності обліку матеріальних цінностей, то перевірка зводиться до відновлення бухгалтерського обліку матеріальних цінностей.
Для перевірки здійснених операцій щодо списання і відпуску матеріалів у виробництво використовують накопичувальні відомості з витрачання матеріалів з складів, які виписуються на підставі видаткових документів . Відділи матеріально-технічного постачання на підставі встановлених норм витрачання матеріалів на випуск відповідного виду виробів розробляють ліміти відпуску матеріалів у виробництво і відпуск їх здійснюється в межах лімітів.
У таких випадках аудитор повинен особливо ретельно аналізувати документи на списання матеріалів і їх нормування. Найбільше розповсюдження набули лімітно-забірні (лімітні) карти з відривними місячними талонами, акти-вимоги на заміну матеріалів або на допоміжний їх випуск, комплектуючі відомості, розкрійні карти, забірні листи тощо. Якщо ліміти не встановлені, то відпуск матеріалів у виробництво здійснюється відповідно до затверджених рецептур, калькуляцій.
Аудиторська процедура перевірки видаткових документів не може обмежуватися тільки зіставленням відпущених цінностей з установленими лімітами і зустрічною перевіркою документів, які знаходяться на складах і в цехах. Одночасно доцільно здійснити аналіз даних складського обліку після відпуску матеріальних цінностей, за допомогою чого можна виявити розмір завищених списань матеріалів у виробництво за рахунок обрахування, обважування, заниження гатунку при відпуску матеріалів у цехи, які сприяють утворенню необлікованих залишків матеріалів на складах з наступним їх вилученням .
Перевірка обгрунтованості встановлених норм витрачання матеріалів може бути проведена за допомогою контрольного запуску сировини і допоміжних матеріалів у виробництво (експерименту), процедуру якого комісія оформляє спеціальним актом.
Під час перевірки операцій з матеріальними цінностями аудитор може натрапити на такі аномальні явища (відхилення від норм), як:
• завищення або заниження норм витрачання матеріалів;
• недоліки в обліку;
• неправильний облік пересортування матеріальних цінностей;
• неповне оприбуткування матеріалів, які надійшли;
• о марна претензії до постачальників;
• відсутність оперативного контролю за виконанням договорів на постачання і відпуск матеріальних цінностей;
• відсутність договорів про повну матеріальну відповідальності матеріально відповідальних осіб;
• недотримання правил збереження товарно-матеріальних цінностей і охорони;
• дописки товарно-матеріальних цінностей у описах;
• заниження залишку товарів у описах;
• завищення цін на товари;
• крадіжки, підробки документів, присвоєння.
Для виявлення вищевказаних аномалій застосовують такі прийоми і способи аудиторських процедур:
• інвентаризація;
• контрольне порівняння фактичних залишків товарів з даними останньої інвентаризації;
• контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво;
• контрольний обмір;
• зіставлення (порівняння) документальних даних;
• зустрічна перевірка квитанцій, накладних на закупівлю матеріальних цінностей;
• переоцінка та уцінка товарів;
• контроль за використанням доручень на одержання товарів;
• вибіркові перевірки;
• перевірки правильності розрахунків природного збитку товарно-матеріальних цінностей і т. п.
Послідовність аудиту матеріальних цінностей така:
• Інвентаризація матеріальних цінностей.
• Аудит прибуткових і витратних документів.
• Звіти матеріально відповідальних осіб.
• Регістри аналітичного обліку .
• Головна книга.
• Фінансова звітність.