Провідне місце в структурі організації внутрішнього аудиту належить раціональній побудові його апарату і оптимальному застосуванню його організаційних форм.
Залежно від адміністративного господарювання розрізняють три типи побудови структури апарату внутрішнього аудиту :
лінійну (працівники внутрішнього аудиту прямо підкоряються керівникові підприємства),
штабну (служба внутрішнього аудиту розділяється на сектори, якими керують співробітники, що підкоряються керівникові внутрішнього аудиту),
комбіновану (можлива передача окремим службам управління частині прав і функціональних обов'язків внутрішніх аудиторів).
Залежно від розподілу праці працівників сфери контролю розрізняють централізовану і децентрализованную форми внутрішнього аудиту.
При централізованій формі аудитори знаходяться в штаті бухгалтерії і підкоряються головному бухгалтерові в адміністративному і методологічному відношенні. При децентрализованном - аудитори виділені в самостійний структурний підрозділ.
Загальне керівництво службою внутрішнього аудиту здійснює начальник, який безпосередньо підкоряється керівникові підприємства.
У посадових інструкціях внутрішніх аудиторів слід чітко фіксувати як права, так і обов'язки працівників.
Функціональні обов'язки керівника служби внутрішнього аудиту визначаються Положенням про відділ внутрішнього аудиту, що стверджується власником (керівником) підприємства. У Положенні відбивають питання загального планування аудиту, розподіли роботи між аудиторами і здійснення контролю за їх роботою, реалізації результатів проведеного аудиту і здійснення наступного контролю за виконанням прийнятих рішень.
Права і обов'язки внутрішніх аудиторів і їх відповідальність визначені також Кодексом законів про роботу, контрактами, посадовими інструкціями, якщо вони працюють на постійній основі або виконують роботу по угодах цивільно-правового характеру.
Так, наприклад, для внутрішніх аудиторів Положення може передбачати:
- - самостійне визначення способів і прийомів проведення аудиту, виходячи з узгодженого плану і програми аудиту;
- - вимоги і можливість отримання необхідних документів, пояснень в письмовій або усній формі, що мають відношення до об'єкту перевірки;
- - перевірку наявності майна, грошей, цінностей, проведення або вимоги проведення контрольних обмірів виконаних робіт, застосування інших прийомів фактичного контролю для вивчення стану використання в господарській діяльності підприємства матеріальних, трудових і фінансових ресурсів і тому подібне
На внутрішніх аудиторів і інших фахівців, залучених до аудиторської перевірки, покладаються обов'язки:
- - знати законодавство, галузеві, регіональні нормативні акти, регулюючі діяльність підприємства;
- - на науковій основі використовувати методи і форми проведенні аудиту;
- - належним чином перевіряти стан бухгалтерського обліку і достовірність звітності, інші питання, передбачені планом внутрішнього аудиту;
- - повідомляти керівництво про усі факти виявлених під час аудиту недоліків в здійсненні господарської діяльності і вносити пропозиції відносно їх усунення і тому подібне
За неналежне виконання своїх обов'язків аудитор і інші фахівці, залучені до внутрішнього аудиту, несуть майнову і іншу відповідальність, визначену чинним законодавством, контрактом і умовами договору.
Співробітники служби внутрішнього аудиту повинні мати освіту, що відповідає характеру їх діяльності.
У складі служби внутрішнього аудиту бажано передбачити наявність аудитора, який має відповідний кваліфікаційний сертифікат, оскільки такий фахівець володіє спеціальними прийомами перевірки.
Зразковий склад і структура служби внутрішнього аудиту :
1. Керівник служби (сертифікований аудитор). Затверджує план-графік перевірок усіх підрозділів, визначає склад групи для перевірки діяльності філій, контролює підготовку до перевірки філій і документальне оформлення результатів дій, здійснює аналіз фінансово-господарської діяльності, проводить консультації з окремих питань, контролює виконання наказів і розпоряджень керівника головного підприємства з господарських питань, складає загальний звіт про виконану службою внутрішнього аудиту роботу.
2. Фахівець з розрахунків. Проводить аналіз фінансових потоків між підрозділами і головним підприємством, надає консультації з фінансових питань, бере участь в складанні загального плану і програми внутрішнього аудиту, в поточному контролі за фінансовою діяльністю підрозділів, складанням звітів про результати внутрішнього аудиту.
3. Фахівець з документальних перевірок звітності. Готує план-графік перевірок підрозділів, комплектує виїзну групу, організовує і здійснює поточний контроль роботи з підрозділами, доводить до відома керівників служб основні результати аудиту, бере участь в підготовці, безпосередньо здійснює і документально оформляє результати аудиторських дій, складає звіт за результатами внутрішнього аудиту.
До складу аудиторської служби також можуть входити і інші фахівці (по оподаткуванню, правовим питанням, фінансовому аналізу і тому подібне) або притягуватися до роботи на договірних началах разом з експертами.
Внутрішній аудит з метою досягнення максимальних результатів повинен здійснюватися в певній послідовності. Етапами процесу внутрішнього аудиту є:
| Етапи робіт | Зміст робіт | Джерела інформації і робочі документи |
| 1. Підготовка до проведення перевірки | Встановлення основних параметрів фактичного стану і діяльності об'єкту перевірки; якісна оцінка діючої системи внутрішнього контролю | Інформація керівника і фахівців про стан підрозділів. Записи про мету, завдання перевірки, розподіл об'єктів аудиту по зонах ризику, відповідності (невідповідності) організації обліку і інших напрямів діяльності вимогам нормативно-правових актів |
| 2. Інформаційне забезпечення перевірки | Визначення переліку документів правового, економічного, організаційно-технічного забезпечення | Законодавчі і нормативні акти, стандарти, внутрішні положення і тому подібне. Формування можливості швидкого пошуку необхідного нормативного документу (електронні банки даних, реєстри і тому подібне) |
| 3. Складання плану перевірки | Отримання необхідної інформації по завданнях перевірки. Складання календарного графіку робіт і розподіл обов'язків | Первинні документи, регістри обліку, звітність, наказ про облікову політику, інформація про організацію бух. обліку і внутрішнього контролю
Визначення складу робочих документів (робочий зошит, бланки тестів, анкет) |
| 4. Процес перевірки | Визначення способів виконання роботи по кожному завданню, систематизація отриманої інформації | Первинна документація, облікові регістри, Головна книга, фінансова звітність. Запис виявлених відхилень, порушень, зловживань в робочому зошиті |
| 5. Обговорення попередніх виводів і пропозицій з керівництвом підрозділу, що перевіряється | Підготовка попередніх виводів і пропозицій. Отримання додаткової інформації | Аудиторські докази. Обов'язкове обгрунтування пропозицій, рекомендацій і виводів. |
| 6. Підготовка звіту аудитора | Систематизація аудиторських записів, формулювання виводів, виділення їх основних позицій | Аудиторські записи, протокол обговорення попередніх виводів. Звіт про результати аудиторської перевірки, довідка до виводу, підписана аудитором і посадовцями, діяльність яких перевірялася |
| 7. Впровадження рішень, пропозицій за результатами перевірки | Підготовка проекту наказу і розпоряджень по усуненню виявлених порушень, відхилень, недоліків, реалізації запропонованих заходів | Звіт (висновок) аудитора про результати перевірки.
Накази і розпорядження керівництво, прийняте по результатах |
Результати внутрішнього аудиту не можуть вважатися досягнутими, поки не будуть впроваджені рекомендації і усунені виявлені відхилення.
Для покращення аудиторських показників не малу роль відіграє пошукова оптимізація сайту.