Зарубежный опыт свидетельствует, что для разовых соглашений между аудиторской организацией и экономическим субъектом можно использовать письмо-обязательство, юридически считается офертой.
Оферте определяется адресована одному или нескольким конкретным лицам предложение, достаточно отчетливо отражает намерения лица, их сделала, считать себя такой, заключившей договор с тем адресатом, который примет это предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора. Что касается экономического субъекта, которому направляется письмо-обязательство (оферта), то он может согласиться на это предложение. Согласие на условия, изложенные в оферте, называется ее акцептом.
Украинская гражданское законодательство предусматривает следующие возможности для осуществления деятельности аудиторскими организациями:
--- отправить экономическому субъекту письмо-обязательство , содержащий все существенные условия договора и, получив письмо-обязательство, подписанный заказчиком, считать себя связанным договорными отношениями с ним и начинать аудиторскую проверку;
--- отправить экономическому субъекту письмо-обязательство и, получив согласие заказчика, заключить с ним обычный договор на проведение аудита, который не должен противоречить условиям письма-обязательства;
---; заключить с экономическим субъектом обычный договор на проведение аудита по результатам переговоров и вообще не использовать письмо-обязательство;
--- заключить с экономическим субъектом договор на проведение аудита, а письмо-обязательство использовать как приложение к договору, в котором указать дополнительную информацию для экономического субъекта.
Письмо-обязательство должно предшествовать официальное предложение экономического субъекта с просьбой о предоставлении ему аудиторских услуг.
После этого аудитор обычно проводит предварительное планирование и знакомство с организацией клиента. Такое предварительное планирование дает возможность аудитору лучше понять объем предстоящих работ, примерно оценить их стоимость и сделать письмо-обязательство более деловым и конкретным, а в ряде случаев (например, необычный характер предстоящей работы, нежелание портить свою репутацию контактами с сомнительными клиентами и т.д.) просто отказаться от дальнейших работ.
Письмо-обязательство подтверждает согласие аудитора на проведение аудита и содержит следующую информацию:
- цель аудита;
- распределение ответственности;
- объем (масштаб) аудита;
- формы итоговых документов;
- требование свободного доступа к необходимой информации и недопущения влияния (давления) по мнению аудитора;
- возможность аудиторского риска и граница существенности;
- возможность привлечения к проведению аудита других специалистов и экспертов;
- планирования аудита и порядок определения вознаграждения за проведение аудита.
В конце проекта письма аудиторская организация просит руководство экономического субъекта подписать и вернуть подколоть копию письма с указанием ее соответствия его (экономического суб ' объекта) пониманию условий аудита или отправить аудиторской организации замечания по содержанию данного письма. При этом необходимо напомнить, что замечания экономического субъекта на оферту трактуются Гражданским кодексом как отказ от акцепта и новая оферта. В этом случае аудиторской организации предлагается выбор:
- согласиться на условия заказчика аудита;
- выдвинуть встречные предложения и начать следующий раунд переговоров и согласований условий;
- отказаться от работы с этим клиентом, если требования заказчика неприемлемые для аудитора.