При составлении рабочих документов прежде всего необходимо распределить обязанности по организации составления и контроля рабочих документов. Ответственность за разработку и составление каждого из них должна быть персонифицирована. Непосредственный исполнитель - аудитор должен отвечать за качество содержания рабочих документов, полноту собранной информации, доступность для выводов по результатам аудита, поскольку именно он собирает информацию, характеризующую объект проверки, проводит выборки и основные аудиторские процедуры.
Руководитель аудиторской проверки должен отвечать за определение объектов аудита, объем выборки, а также осуществлять контроль за полнотой данных в рабочих документах, которые составляются аудиторами и ассистентами.
Ответственность за правильное оформление текущих и постоянных блоков информации целесообразно возложить на сотрудника, контролирующего установленные фирмой формы документов.
При формировании полного блока рабочей документации проверки необходимо придерживаться определенной последовательности ее оформление: документы подготовительного периода; документы рабочего периода; документы завершающего этапа проверки.
К документов подготовительного периода можно отнести:
предыдущая переписка с клиентом о проведении аудиторской проверки; предыдущие экспертизы состояния бухгалтерского учета и отчетности; договор об аудите; план проверки с выделением объ объектов проверки, сроков исполнения и ответственных исполнителей.
К документов рабочего периода относится группа документов, непосредственно
освещают ход проверки. Они должны раскрывать использованы методы проверки, подтверждать объем проверенной информации, содержать перечень ошибок и нарушений, выявленных аудитором.
К документов заключительного периода следует отнести письма-уведомления для работников, справки о внесении изменений в бухгалтерском учете и отчетности, аудиторские заключения и аудиторский отчет.
Рабочие документы составляются и систематизируются таким образом, чтобы соответствовать определенным обстоятельствам и аудиторским требованиям каждого отдельного аудита. Использование стандартных рабочих документов (например, бланков, образцов писем, стандартной организации рабочих материалов) повышает эффективность при их подготовке и использовании. Они могут быть применены при делегировании работы другим аудиторам, обеспечивая одновременно средства по контролю ее качества.
Конкретный состав и содержание рабочих документов устанавливается аудиторской организацией (аудитором), исходя из характера проводимой работы, типа и состава деятельности экономического субъекта, состояния бухгалтерского учета экономического субъекта, надежности системы внутреннего контроля экономического субъекта, необходимого уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской фирмы при выполнении отдельных процедур.
В каждом рабочем документе должна содержаться вся информация, необходимая для того, чтобы определить объем выполненной работы и сделать выводы, ссылки на соответствующий раздел программы, принцип выборки, если она используется, адекватные ссылки на соответствующие документы предприятия-клиента.
Во всех документах, относящихся к рабочей документации, необходимо отметить следующие реквизиты:
- название документа;
- имя экономического субъекта, относительно которого проводится аудит;
- дата выполнение аудиторской процедуры или составления документа;
- название позиции, проверяемого в годовой финансовой отчетности, в отношении которого составляется документ;
-; содержание документа;
- личная подпись лица, подготовила документ, и ее расшифровка или условное обозначение такого лица, легко идентифицируется,
- дата проверки документа и личный подпись лица, проверила документ, его расшифровки или условное обозначение такого лица, легко идентифицируется.
Руководитель группы должен проверять рабочую документацию, составленную при выполнении проверки крупного предприятия. Это означает, что по каждому разделу он просматривает рабочие документы, проверяет правильность составления по форме и по сути, подписывает их.
При этом все рабочие документы должны отвечать общим требованиям: однообразие формы при типичном содержании и наличие обязательных реквизитов, обеспечивающих соответствующую юридическую силу документов; персонификация исполнителя; четкость и ясность выполненных сведений; доступность в понимании; аккуратность заполнения; своевременность оформление; удобство в документообороте, обеспечение сохранности.
Во время работы на предприятии, которому аудиторская фирма предоставляет услуги постоянно, целесообразно составлять комплект документов для последующей работы. Кроме того, в постоянном архиве целесообразно иметь документы и информацию постоянного характера, которые будут использоваться в будущем. Архив должна поддерживаться на уровне текущего состояния. После каждого случая выполнения аудиторских работ данные постоянного архива должны пересматриваться и соответствующим образом обновляться. При подготовке комплекта документов для последующей работы его необходимо поместить в отдельную папку и соответственно обозначить. Материалы, хранящиеся в папке постоянного архива, используемые руководителем группы для подготовки к очередному аудита.
Постоянный архив создается для:
- обеспечение готовых ссылок на обстоятельства, которые повторяются. Этим исключается необходимость поиска информации среди старых рабочих документов и повторное изучение широкого круга вопросов,
- избежания необходимости ежегодно готовить новые рабочие документы, которые остались без изменений;
- сохранения данных, касающихся изучения тенденций в работе предприятия;
- документального оформления выполненной работы;
- подготовки информации для новых сотрудников, чтобы помочь им ознакомиться с историей деятельности клиента, осуществленным операциям и др.
В постоянный архив могут включаться следующие разделы:
1) сведения о предприятии, его истории, видах продукции и рынки сбыта;
2) юридические документы: копии или выписки из устава, партнерских соглашений;
3); копии текущих контрактов;
4) материалы по организации учета и внутреннего контроля;
5); финансовая отчетность и аудиторские заключения за предыдущие годы;
6) аналитическая информация;
7) переписки.
Итак, единые требования по составлению рабочей документации регламентированы нормативами аудита, но состав, количество и содержание документации определяется аудитором самостоятельно.