Уявити діяльність організації без використання послуг мобільного зв'язку сьогодні вже неможливо. Як врахувати витрати на дані послуги в бухгалтерському та податковому обліку? Які документи необхідні для того, щоб підтвердити витрати? На ці та інші питання ми відповімо в нашій статті.
Бухгалтерський облік
На підставі пункту 5 ПБУ 10/99 оплата послуг зв'язку відносять до витрат по звичайних видах діяльності. Вони зізнаються в тім звітному періоді, в якому були зроблені, незалежно від часу фактичної виплати грошових коштів (п. 18 ПБУ 10/99). Для контролю витрат на послуги зв'язку необхідно встановити ліміт телефонних переговорів, що затверджується наказом керівника. Вартість особистих переговорів утримується із зарплати співробітників.
Податковий облік
Оплата послуг зв'язку в податковому обліку ставиться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Варто відзначити, що ні Податковий кодекс, ні інші нормативні акти не містять перелік документів необхідних для підтвердження витрат на переговори по мобільних телефонах. А ось офіційні органи кілька разів давали роз'яснення з цього питання. Так в листі Мінфіну Росії від 27.08.06 № 03-03-04/3/15 і в листі УФНС Росії по г. Москві від 20.09.06 № 20-12/83834.1 говориться, що для підтвердження витрат на послуги зв'язку необхідно мати:
- Затверджений керівником організації перелік посад працівників, яким для виконання своїх обов'язків необхідне використання стільникового зв'язку;
- Договір з оператором на надання послуг зв'язку;
- Деталізовані рахунки оператора зв'язку.
Необхідність використання стільникових телефонів можна закріпити в посадових інструкціях, вказавши, наприклад, що у працівника роз'їзний характер роботи і йому необхідно підтримувати оперативний зв'язок з діловими партнерами, а також зі своїм керівництвом.
Деталізовані рахунки. На сьогоднішній день безліч питань викликає те, наскільки деталізованими повинні бути рахунки. Арбітражна практика з цього питання досить суперечлива. Наприклад, до постанови ФАС Уральського округу від 26.12.05 № Ф09-2102/05-С2 суд відмовив у визнанні витрат на стільниковий зв'язок. Справа в тому, що компанія не представила деталізовані рахунки оператора і тим самим не довела економічну обгрунтованість витрат.
При цьому більшість судових рішень винесено на користь організацій. У них розповідається про те, що деталізовані рахунки не потрібні. Так до постанови ФАС Московського округу від 07.02.07, 09.02.07 № КА-А40/113-07 прийшов до висновку, що переговори не повинні бути обов'язково розшифровані. Адже подібних вимог немає ні в Податковому кодексі, ні в нормативних актах про зв'язок, ні до законодавства РФ про бухгалтерський облік. Тобто витрати при розрахунку податку на прибуток можна врахувати, навіть якщо в компанії відсутні деталізовані рахунки, виставлені оператором зв'язку (постанова ФАС Московського округу від 16.07.07, 19.07.07 № КА-А40/5441-07 і ФАС Північно-Західного округу від 27.06.07 по справі № А42-5778/2006). Але в цьому випадку компанії швидше за все доведеться відстоювати свою позицію в суді.
Безлімітний тариф. Якщо у працівника безлімітний тариф, то витрати на нього враховуються при оподаткуванні прибутку в межах ліміту, встановленого для працівника виходячи з його посадових обов'язків. Про це сказано в листі Мінфіну Росії від 13.10.06 № 03-03-04/2/217. Ліміт затверджується наказом керівника.
Вартість дзвінків понад встановлених лімітів не враховується в складі витрат і тим самим не зменшує оподатковуваний прибуток, навіть, якщо дзвінки були досконалі у виробничих цілях. Якщо ж організація вирішить врахувати вартість таких дзвінків, то претензій з боку податкових органів не уникнути.
Якщо співробітник робив дзвінки в неробочий час, але у виробничих цілях, то такі витрати можна врахувати при оподаткуванні прибутку (лист Мінфіну Росії від 07.12.05 № 03-03-04/1/418). Є судові рішення, що підтверджують даний підхід. Так, у постанові ФАС Північно-Західного округу від 20.07.07 У справі № А05-692/2007 суд зазначив, що телефонні переговори після закінчення робочого часу не свідчить про невиробничому характер і можуть бути враховані в якості інших витрат, пов'язаних з реалізацією. Аналогічні висновки містить і постанова ФАС Московського округу від 31.05.06 № КА-А41/4511-06.
Виробничий характер телефонних переговорів може бути підтверджено, наприклад, списком контрагентів із зазначенням їх номерів телефонів, затверджений керівником підприємства, звітом співробітника про дзвінки службового характеру із зазначенням підприємств, з якими він зв'язувався по мобільному телефону. Бажано, щоб ці телефони зустрічалися в інших документах організації (діловому листуванні, договори і т.д.).
Особистий телефон співробітника. Якщо працівник використовує на роботі власний мобільний телефон, то організація виплачує працівникові компенсацію і відшкодовує витрати з оплати послуг зв'язку (ст. 188 ТК РФ). Для цього з працівником необхідно укласти договір оренди і вказати в ньому розмір компенсації за користування його телефоном. Наказом керівника повинен бути встановлений ліміт відшкодування витрат з оплати послуг зв'язку.
Щоб у податкових органів не виникло до організації претензій, їй необхідно мати:
- Копію договору про надання послуг зв'язку, укладеного між працівником і стільникового компанією;
- Документи (оригінали або копії), що підтверджують витрати, Понесені працівником при використанні майна в службових цілях (деталізований рахунок виписаний на ім'я працівника);
- Звіт працівника про дзвінки службового характеру із зазначенням контрагентів, з якими він зв'язувався по особистому мобільному телефону.
Компенсаційні виплати за використання особистого телефону ПДФО і ЕСН не обкладаються (абз. 7 пп. 2 п. 1 ст. 238 і п. 3 ст. 217 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 02.03.06 № 03-05-01-04 / 43). Але якщо компенсація, виплачена працівникові за використання особистого телефону, перевищує суму, зазначену в договорі оренди, то «понадлімітні» виплати обкладаються ПДФО і ЕСН.